"O inferno é a planilha dos outros".
“Sinta a ira de 10.000 analistas com linhas e colunas ocultas”.
Há um provérbio que diz: “Você não conhece uma pessoa enquanto não tiver comido com ela um pacote inteiro de sal”. No escritório, você não conhece realmente alguém até que a pessoa compartilhe uma planilha de Excel com você...rs.
Lembre-se: Uma planilha bem formatada faz de você uma parte valiosa da equipe.
Abaixo estão os Dez Mandamentos de como elaborar uma planilha que vale a pena compartilhar.
1. Não envie outro formato de arquivo, como por exemplo um PDF ou JPEG. O ideal é o arquivo xlsx original. Assim a pessoa não terá que digitar tudo novamente ou procurar algum conversor de documento na internet.
2. Envie o arquivo pronto para imprimir. Não há nada pior do que pressionar "Imprimir" em um arquivo e encontrar um documento sem configuração para a impressão com várias páginas aleatórias.
3. Não envie a pré-Visualização de Quebra de Página. Embora a visualização de quebra de página ajude a evitar o Segundo Mandamento, deixar a visualização de quebra de impressão é uma violação de seu próprio mandamento. É realmente ruim ler uma enorme marca d'água “Página 1”.
4. Não envie o arquivo com várias guias selecionadas. Ao abrir um arquivo de Excel e começar a manipular as coisas e depois descobrir que as alterações foram feitas em várias planilhas porque todas as abas estavam selecionadas é terrível.
5. Tenha uma chave única para mapear os dados em sua planilha. Um número ID de funcionário, por exemplo. O nome ou número de produto NÃO é uma boa chave, pois esses identificadores podem mudar e geralmente não são exclusivos.
6. Torne as planilhas intuitivas, agrupe os dados conforme sua classificação, exemplo: entradas e saídas; cálculos; segmentação. Essa estrutura torna mais fácil a análise de outras pessoas ao estudarem seu fluxo de trabalho. Ao elaborar sua pasta de trabalho com cuidado, você evita erros. A reputação do Excel como não confiável vem de pastas de trabalho mal estruturadas e elaboradas.
7. Não esconda dados. Eu entendo que às vezes você quer desviar a atenção de alguns dados, mas ocultar linhas ou colunas é perigoso. Linhas ocultas da planilha atingiram o Barclays com ativos tóxicos do Lehman Brothers. O culpado também enviou o arquivo como PDF, violando assim o primeiro mandamento. Agrupe os dados, assim é possível identificar facilmente onde estão os dados ocultos, evitando assim aquela frase: “Oh!, há mais dados lá? Ainda bem que não apaguei e causei um pânico financeiro.”
8. Use a ancoragem de célula. Você deve presumir que as outras pessoas vão manipular o seu trabalho e você deve torná-lo o mais fácil possível. Digamos que você usou a função "PROCV" para conferir as vendas de uma loja. Então eu adicionei outra loja abaixo daquela e arrastei sua fórmula. A fórmula da tabela não estava ancorado, fazendo com que o “PROCV” perdesse a referência e não encontrasse as vendas da loja 50. Isso realmente não é bom! É tão difícil apertar a tecla F4?
9. Alinhe seus rótulos de dados. Evite o que eu chamo de "ping-pong", em que seu cabeçalho está formatado à esquerda e os dados à direita. Meus olhos jogam ping-pong nessa hora. Isso faz com que as coisas pareçam desorganizadas. Isso também se aplica aos rótulos das colunas.
10. Não utilize valores nas funções que não possam ser modificados. Esse pode ser o erro mais grave do Excel. Ao realizar cálculos no Excel, verifique se esses cálculos podem mudar de maneira eficiente. Por exemplo, temos o valor de vendas após impostos para alguns itens. Suponha que atualmente, o imposto sobre vendas seja de 30%. Mas, e se isso for modificado? Então, teríamos que modificar, manualmente, cada cálculo!!! É melhor usar uma fórmula que possa ter seu parâmetro modificado facilmente.
Espero que essas dicas ajudem na elaboração das planilhas.
Até a próxima!
Fonte: http://georgejmount.com/10commandments/
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